A través del Canal Ético Grupo La Despensa (vía internet www.ladespensasupermercados.es), presencial, telefónica o postal, se puede comunicar cualquier preocupación, sospecha razonable, infracciones reales o potenciales, que se hayan producido o que sea probable que se produzcan, y que consistan en: 

• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal (Delitos).
• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones administrativas graves o muy graves.
• Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea y que afecten a los intereses financieros de la Unión ó incidan en el mercado interior.
• Cualquier incumplimiento del Código de Conducta y Ética Empresarial de Grupo La Despensa, así como de otras políticas, normas corporativas internas que integren el sistema de cumplimiento de Grupo La Despensa.

Durante el proceso de comunicación (digital) a través del formulario  del Canal Ético disponible en www.ladespensasupermercados.es, el informante tendrá la opción de seleccionar el ¨incidente¨ o la ¨conducta ¨que desea comunicar.

No obstante, en caso de no estar seguro sobre el ¨encuadre¨ legal de la conducta irregular a informar, podrá igualmente realizar la comunicación, describiendo de la forma más detallada posible, así como aportar documentación o pruebas que acompañen el informe sobre cualquier acción u omisión que considere contraria a la legalidad vigente o al Código de Conducta y Ética Empresarial de Grupo La Despensa, o de cualquier otra política, procedimiento o norma interna de Grupo La Despensa.

Una vez recibida la comunicación, la información será revisada y en su caso, categorizada por la/s persona/s autorizada/s por Grupo La Despensa para gestionar el Canal Ético.

Cualquier persona interna o externa de las mencionadas en el siguiente listado, puede efectuar una comunicación a Grupo La Despensa a través del formulario del Canal Ético disponible en www.ladespensasupermercados.es  u otros medios, tales como correo postal, teléfono o reunión presencial:

1. Los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al Organo de Administración, Dirección o supervisión, incluidos miembros ejecutivos y no ejecutivos de Grupo La Despensa.
2. L@s emplead@s de Grupo La Despensa, cualquiera sea su contrato, puesto o función en la ¨organización¨.
3. Representantes de l@s trabajador@s.
4. Los autónomos.
5. Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas, proveedores, vendedores, asesores, consultores, agentes, distribuidores, representantes y otros colaboradores de Grupo La Despensa.
6. Clientes y consumidores.
7. Ex trabajadores, voluntarios, becarios, trabajadores en períodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración.
8. Candidatos a puestos de trabajo, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual en Grupo La Despensa.

No obstante, en caso de no estar seguro sobre el ¨encuadre¨ legal de la conducta irregular a informar, podrá igualmente realizar la comunicación, describiendo de la forma más detallada posible, así como aportar documentación o pruebas que acompañen el informe sobre cualquier acción u omisión que considere contraria a la legalidad vigente o al Código de Conducta y Ética Empresarial de Grupo La Despensa, o de cualquier otra política, procedimiento o norma interna de Grupo La Despensa.

Una vez recibida la comunicación, la información será revisada y en su caso, categorizada por la/s persona/s autorizada/s por Grupo La Despensa para gestionar el Canal Ético.

Pueden ser personas afectadas o mencionadas en la comunicación recibida a través del Canal Ético, todas aquellas personas que estén sujetas a la autoridad y control de Grupo La Despensa, en virtud de una relación de índole laboral o mercantil y que actúen por cuenta y en beneficio de esta, que hayan cometido alguna presunta irregularidad. Por ejemplo:

• Las personas pertenecientes al Organo de Administración, Dirección o supervisión, incluidos miembros ejecutivos no ejecutivos de Grupo La Despensa;
• L@s emplead@s de Grupo La Despensa, cualquiera sea su contrato, puesto o función en la ¨organización¨
• Contratistas, subcontratistas, proveedores, y otros colaboradores de Grupo La Despensa.

Todos tenemos el derecho de trabajar en un entorno positivo y, de la mano de este derecho, va la responsabilidad de actuar de forma ética y de informar a través de los canales habilitados por Grupo La Despensa si alguien no se está comportando adecuadamente.

Gracias a esta colaboración conjunta, logramos mantener un entorno saludable y productivo. Además, cualquier conducta inapropiada o ilícita a nivel corporativo puede poner en riesgo la existencia de la empresa en sí misma y exponerla a graves sanciones.

Sí, así es. De hecho, necesitamos que informe.

Podrá darse el caso de que detecte una actividad que le inquiete. Si usted informa, se podrá minimizar su posible impacto negativo para l@s emplead@s, la Organización y la sociedad en general.  Asimismo, su información puede contribuir a detectar cuestiones que puedan mejorar la cultura y el rendimiento corporativo.

Grupo La Despensa, garantiza que las partes implicadas en una presunta irregularidad no sean informadas, ni puedan acceder a aquellos informes en los que se les haya mencionado.

Cualquier comunicación de una presunta irregularidad, puede realizarse a través de uno de los canales que se detallan a continuación:

1. Canal Preferente:

• El CANAL ETICO (digital) accesible a través de la Web corporativa www.ladespensasupermercados.es

GRUPO LA DESPENSA anima a todos los potenciales informantes a que utilicen este canal de ¨comunicación¨ digital.

Además de este canal de comunicación digital, ponemos a su disposición los siguientes:

1. Canales Alternativos:

• Por correo postal

A la atención Canal Ético GRUPO LA DESPENSA

C/ Cuenca Nº 41, Polígono Industrial Mora, 45400, Mora, Toledo, España.

• Reunión presencial en GRUPO LA DESPENSA. 

Nota: en este caso se fijará la reunión dentro del plazo máximo de 7 días de haber recibido la petición.

• Por teléfono

- Al número de teléfono 659211040,

Nota: Las comunicaciones verbales, previo consentimiento del informante, serán documentadas mediante una grabación o transcripción, ofreciendo al informante la posibilidad de revisarla y/o firmarla

Las comunicaciones efectuada a través del formulario disponible en la web www.ladespensasupermercados.es,  se registran directamente en servidores de Grupo La Despensa, teniendo acceso únicamente personas autorizadas de Grupo La Despensa  encargadas de evaluarlas, investigarlas y sujetos a estrictos compromisos de confidencialidad.

Asimismo las comunicaciones efectuadas por otros medios (presencial, postal o telefónica)  serán tratadas únicamente por personas autorizadas de Grupo La Despensa. 

No.

En caso de tener alguna duda, inquietud o sugerencia de índole ética y/o vinculada al Código Ético y Ética Empresarial de Grupo La Despensa, la ¨Política del Sistema Interno de Información y Protección del Informante¨ y/o el ¨Procedimiento de Gestión de informaciones recibidas en el Canal Ético¨, podrá dirigirse al CCO Chief Compliance Officer de Grupo La Despensa, a través de la siguiente dirección de correo electrónico: canaletico@grupoladespensa.com, indicando como referencia “Consulta” o en su caso “Sugerencia” CANAL ÉTICO.

GRUPO LA DESPENSA ha creado un apartado específico en su web www.ladespensasupermercados.es/, denominado ¨Canal Etico¨, a través de la cual cualquier interesado puede acceder al Código de Conducta y Etica Empresarial de la Organización, otras Políticas Corporativas y a un FORMULARIO específico para comunicar presuntas irregularidades.

Las ¨comunicaciones¨ efectuadas a través de este medio, dispone de medidas de seguridad de la información y protección de datos, dirigidas a preservar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información y los datos personales. 

El formulario disponible en la web requiere del informante que manifieste y/o aporte:

• Si quiere o no mantenerse en el anonimato.

En caso de identificarse, se le requiere indicar su nombre y apellido, datos de contacto (teléfono y email), así como la hora en que desea ser contactado. 

• Empresa, Centro, Area o Departamento de Grupo La Despensa sobre la que quiere comunicar una irregularidad.
• La/s persona/s presuntamente comprometida/s en el comportamiento irregular e información adicional como fechas, lugar de comisión de la infracción, duración, cuantía, descripción general de la infracción. 
• Seleccionar el tipo de conducta o irregularidad que desea comunicar.
• Detalles relacionados con la presunta infracción, inclusive las ubicaciones de los testigos y cualquier otra información que pueda ser valiosa en la evaluación y resolución final de esta situación.
• Documentos-evidencias que avalen o complenten el contenido de la información.

Acto seguido y antes de enviar la comunicación, el informante debe leer y aceptar la ¨Política sobre el tratamiento de los datos personales¨, como paso previo para continuar con el proceso de comunicación (envío de la comunicación).

Después de completar y enviar la comunicación, se le proporcionará una ¨Clave de comunicación¨. Si desea efectuar un seguimiento más tarde, la ¨Clave de comunicación¨ le permitirán a Grupo La Despensa acceder a la información sobre su comunicación.

Grupo La Despensa, acusará recibo en un plazo máximo de siete días

Además de este canal de comunicación digital, el informante puede efectuar una comunicación:

Por teléfono

Su llamada será atendida por personal autorizado por Grupo La Despensa.

Durante la llamada, se le preguntará si desea o no permanecer en el anonimato. Se le dará la opción de:

• Poner su identidad e información de contacto a disposición únicamente del personal de Grupo La Despensa responsable de investigar las informaciones recibidas a través del Canal Etico y que tiene la obligación de mantener la confidencialidad de dicha información y garantizar la inexistencia de represalias.
• Permanecer en el anonimato.

Al final de la llamada se le proporcionará una ¨Clave de comunicación¨. Si desea llamar de nuevo más tarde, la ¨Clave de comunicación¨ le permitirán a Grupo La Despensa acceder a la información sobre su comunicación.

Tanto si presenta su comunicación mediante el sitio web como por teléfono, los detalles de la misma se enviarán a personal autorizado de Grupo La Despensa para fines de investigación y seguimiento.

Cuando envíe una comunicación a través del Canal ético, nos comprometemos a dar una respuesta inicial en un plazo máximo de 7 días naturales, siguientes a su recepción. En algunos casos, es posible que se le requiera información adicional sobre el caso para que podamos seguir investigando el asunto. Si decide dar su nombre e información de contacto, el correspondiente personal autorizado de Grupo La Despensa se pondrá en contacto con usted.

La investigación y seguimiento de los hechos comunicados, puede requerir a menudo una investigación más detallada y exhaustiva que podría llevar más tiempo en completarse. En este sentido se ha establecido un plazo máximo de tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se hubiese remitido un acuse de recibo al informante, a tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete días naturales después de efectuarse la comunicación, para efectuar la investigación interna de la comunicación recibida salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales.

Nota: Las comunicaciones verbales, previo consentimiento del informante, serán documentadas mediante una grabación o transcripción, ofreciendo al informante la posibilidad de revisarla y/o firmarla.

No es necesario que se identifique cuando se ponga en contacto con el Canal ético, aunque le animamos a que lo haga. Podremos investigar mejor su comunicación si nos informa quién es usted y cómo localizarle. Si proporciona su nombre u otra información de identificación, su identidad se tratará con estricta confidencialidad.

Durante una llamada, se le preguntará si desea o no permanecer en el anonimato. Se le dará la oportunidad de poner su identidad e información de contacto a disposición de personal de Grupo La Despensa responsable de gestionar el Canal Etico y que está obligado a mantener la confidencialidad de la comunicación recibida; o bien puede optar por permanecer en el anonimato.

Cuando envíe un informe al Canal Ético (vía internet o telefónica) se proporciona una ¨Clave de comunicación¨.

Podrá ampliar información tanto por internet como telefónicamente, para incorporar detalles o responder a preguntas planteadas por las personas autorizadas de Grupo La Despensa que gestionan el Canal.

1. La confidencialidad de cualquier correspondencia mantenida con Grupo La Despensa es igual de estricta que la del informe inicial, al amparo de la confidencialidad o anonimato.

Las comunicaciones se transfieren al personal designado y autorizado por Grupo La Despensa.

En este sentido, el Consejo de Administración de Grupo La Despensa, ha designado al Comité de Compliance de Grupo La Despensa, como responsable ¨interno¨ del Sistema interno de Información para todas las empresas-centros asociados Grupo La Despensa, quien se responsabiliza de la tramitación diligente de las informaciones recibidas a través de los canales de información habilitados.

Asimismo el Comité de Compliance, ha delegado en uno de sus miembros, el Chief Compliance Officer (CCO) de Grupo La Despensa, la gestión del sistema y la tramitación de los correspondientes expedientes de investigación, siendo la persona encargada de mantener la comunicación con el informante y, en caso necesario, recabar del mismo información adicional y de darle respuesta.

La información de presuntos incumplimientos no solamente es un derecho, sino que, además, es una obligación para cualquier colaborad@r de Grupo La Despensa, con independencia del tipo de relación laboral, societaria o mercantil existente.

Adicionalmente, clientes, proveedores, subcontratistas, socios de negocio u otros colaboradores tienen el derecho de informar a través del Canal Ético Grupo La Despensa.

La política de Grupo La Despensa es animar por lo tanto a comunicar irregularidades, así como proteger contra represalias a las personas que presenten esas comunicaciones, así como a sus allegados.

Como se manifiesta en nuestro Código de Conducta y Ética Empresarial, y en nuestra ¨Política del Sistema Interno de Información y Protección del Informante¨, Grupo La Despensa no permite discriminación, penalización ni represalia de ningún tipo por presentar comunicaciones de buena fe sobre comportamientos ilegales o poco éticos.

Las represalias son una grave violación de la normativa vigente y de nuestro Código de Conducta y Ética Empresarial y cualquier represalia por parte de alguna persona de Grupo La Despensa, está sujeta a medidas disciplinarias, que pueden incluir el despido.

Le animamos a presentar cualquier comunicación legítima y de buena fe, incluso si carece de pruebas de que se esté cometiendo una acto ilícito o contrario a nuestro Código de Conducta y Ética Empresarial.

No obstante, debe tener en cuenta que presentar intencionalmente acusaciones falsas mediante cualquier canal es un asunto legal grave.